6 April - 2022,
Maja,
Arbetsmiljö, hybridmöten och arbetsgivaransvar - vad gäller nu?
Enligt arbetsmiljölagen, kapitel 3 har alla företag ett stort arbetsmiljöansvar och ska göra det som behövs för att förebygga att de anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall. När arbetsplatsen skiftar mellan hemmet och kontoret blir det svårare att kontrollera. Det ställer krav på mer kommunikation och förändringsbenägenhet hos er som arbetsgivare.
I en föränderlig tid behöver du som arbetsgivare fundera och planera hur verksamheten ska utformas framåt och även kommunicera kommande riktlinjer till era anställda. Finns det rutiner som behöver ses över och processer som bör förändras för att arbetsmiljön ska vara optimal? Hybrida arbetsformer ger mer flexibilitet och underlätta för vardagspusslet. I förhållande till detta behöver organisationer se över hur det påverkar organisationskulturen och definiera nya arbetssätt.
Enligt arbetsmiljölagen, kapitel 3 har alla företag ett stort arbetsmiljöansvar och ska göra det som behövs för att förebygga att de anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall. Ni behöver hitta ett eller flera arbetssätt som gynnar både er och arbetstagarna, oavsett om det gäller kontors-, distans- eller hybridarbete.
Se över arbetsmiljön löpande
Många arbetstagare har upplevt ett mer balanserat familjeliv, insparad pendlingstid och tid för träning på lunchen samtidigt som digitala möten tenderar att blir kortare och mer effektiva. Välmående medarbetare kan i sin tur leda till högre motivation och bättre prestation på arbetsplatsen.
Å andra sidan är det många som saknar sina kollegor, tar färre pauser och fastnar i långa mailtrådar som hade kunnat lösas med ett kort fysiskt möte. Det kan även upplevas svårare för chefer att se om medarbetarna är stressade, balanserade eller spenderar tid på att fika.
Det är lätt att utgå från att arbetet ska fortsätta att genomföras på samma sätt. Tänk på att ett mer digitalt arbete kan kräva en utveckling av nya arbetsprocesser. Även om många arbetstagare har sett många positiva sidor med hemarbete vet vi inte hur det fungerar på lång sikt, både ur ett arbetsmiljöperspektiv och utifrån verksamhetens mål.
Vi har antagligen en föränderlig tid framför oss, som kommer att ställa högre krav på flexibilitet både hos arbetstagare och arbetsgivare. Det är därför viktigt att löpande utvärdera och följa upp distans- och hybridarbetet och se till att ni lever upp till de krav som ställs på er som arbetsgivare.
Högre krav på kommunikation vid hybridarbete
Vid långsiktigt distans- och hybridarbete ställs högre krav på digitala lösningar för kommunikation, så att alla får tillgång till samma information samtidigt. Om kommunikationen är otydlig kan kunskapsluckor mellan team eller medarbetare skapas som förhindrar ett effektivt arbete. Det kan också göra att de medarbetare som arbetar hemifrån känner sig åsidosatta. En samlad internkommunikation ger både ökad trygghet och handlingskraft. I ett läge där omvärlden förändras mycket och restriktioner kan tillkomma med kort varsel är det extra viktigt med uppdaterad information, som finns tillgänglig för alla.
En tid av ovisshet kan också skapa ångest och oro hos medarbetarna, och då kan det behövas tydliga beslut. En chef som är trygg i sina beslut och i sin kommunikation skapar en mer effektiv och trygg organisation. Med ett skräddarsytt chefsstöd är cheferna uppdaterade om vad som gäller kan därefter kommunicera på ett smidigt och korrekt sätt till sina medarbetare.
Skapa tillit och anpassa arbetssätten efter teamet
Hybrid- och distansarbete ställer högre krav på cheferna. För att anpassa arbetsformen till att vara mer flexibel finns några principer att ha i åtanke:
I en föränderlig tid behöver du som arbetsgivare fundera och planera hur verksamheten ska utformas framåt och även kommunicera kommande riktlinjer till era anställda. Finns det rutiner som behöver ses över och processer som bör förändras för att arbetsmiljön ska vara optimal? Hybrida arbetsformer ger mer flexibilitet och underlätta för vardagspusslet. I förhållande till detta behöver organisationer se över hur det påverkar organisationskulturen och definiera nya arbetssätt.
Enligt arbetsmiljölagen, kapitel 3 har alla företag ett stort arbetsmiljöansvar och ska göra det som behövs för att förebygga att de anställda utsätts för ohälsa eller olycksfall. Ni behöver hitta ett eller flera arbetssätt som gynnar både er och arbetstagarna, oavsett om det gäller kontors-, distans- eller hybridarbete.
Se över arbetsmiljön löpande
Många arbetstagare har upplevt ett mer balanserat familjeliv, insparad pendlingstid och tid för träning på lunchen samtidigt som digitala möten tenderar att blir kortare och mer effektiva. Välmående medarbetare kan i sin tur leda till högre motivation och bättre prestation på arbetsplatsen.
Å andra sidan är det många som saknar sina kollegor, tar färre pauser och fastnar i långa mailtrådar som hade kunnat lösas med ett kort fysiskt möte. Det kan även upplevas svårare för chefer att se om medarbetarna är stressade, balanserade eller spenderar tid på att fika.
Det är lätt att utgå från att arbetet ska fortsätta att genomföras på samma sätt. Tänk på att ett mer digitalt arbete kan kräva en utveckling av nya arbetsprocesser. Även om många arbetstagare har sett många positiva sidor med hemarbete vet vi inte hur det fungerar på lång sikt, både ur ett arbetsmiljöperspektiv och utifrån verksamhetens mål.
Vi har antagligen en föränderlig tid framför oss, som kommer att ställa högre krav på flexibilitet både hos arbetstagare och arbetsgivare. Det är därför viktigt att löpande utvärdera och följa upp distans- och hybridarbetet och se till att ni lever upp till de krav som ställs på er som arbetsgivare.
Högre krav på kommunikation vid hybridarbete
Vid långsiktigt distans- och hybridarbete ställs högre krav på digitala lösningar för kommunikation, så att alla får tillgång till samma information samtidigt. Om kommunikationen är otydlig kan kunskapsluckor mellan team eller medarbetare skapas som förhindrar ett effektivt arbete. Det kan också göra att de medarbetare som arbetar hemifrån känner sig åsidosatta. En samlad internkommunikation ger både ökad trygghet och handlingskraft. I ett läge där omvärlden förändras mycket och restriktioner kan tillkomma med kort varsel är det extra viktigt med uppdaterad information, som finns tillgänglig för alla.
En tid av ovisshet kan också skapa ångest och oro hos medarbetarna, och då kan det behövas tydliga beslut. En chef som är trygg i sina beslut och i sin kommunikation skapar en mer effektiv och trygg organisation. Med ett skräddarsytt chefsstöd är cheferna uppdaterade om vad som gäller kan därefter kommunicera på ett smidigt och korrekt sätt till sina medarbetare.
Skapa tillit och anpassa arbetssätten efter teamet
Hybrid- och distansarbete ställer högre krav på cheferna. För att anpassa arbetsformen till att vara mer flexibel finns några principer att ha i åtanke:
- När alla inte är på samma plats behöver arbetskulturen bygga på tillit och ansvar, som chef bör hen visa uppskattning för sina medarbetares goda resultat.
- Undersök och utforska olika samarbetsverktyg för hitta ett sätt som funkar när medarbetarna finns på olika platser. Kanske är ett projektledningsverktyg bättre än era excellistor?
- Chefer bör hålla regelbundna enskilda möten med sina medarbetare för att fånga upp hur de mår, följa upp resultat och ge återkoppling.
- Låt varje team få fastställa regler för vad som gäller utifrån de behov som finns i gruppen, samtidigt som ni löpande utvärderar hur det fungerar.
- Ha tålamod och låt det ta lite tid att hitta vad som fungerar bäst för just er.